Käyttöluvan hakeminen ja lupamuutokset

Mikroaineistoihin pitää hakea käyttölupa. Jos aineistoa laajennetaan, käyttäjiä lisätään tai tarvitaan jatkoaikaa tai jos aineiston käyttöpaikka vaihtuu Suomesta ulkomaille, lupaan pitää hakea muutosta.

Aineiston käyttölupa on maksullinen. Hakijalta veloitetaan myös aineistosta tai aineiston muodostamisesta syntyvät kustannukset. Myös etäkäyttö on maksullista. 

Kuka voi hakea käyttölupaa?

Käyttölupahakemuksen hakija on organisaatio ja nimetty henkilö, esimerkiksi tutkimuksen vastuullinen tutkija. Käyttölupaa voi hakea myös yksittäinen tutkija. Tilastokeskus voi luovuttaa tilastotarkoituksiin keräämiään tietoja tieteellisiä tutkimuksia ja tilastollisia selvityksiä varten.

Mikäli käyttölupaa haetaan yksin, käyttäjällä on oltava pääsy etäkäyttöön jonkin organisaation kautta, jos aineistoa käytetään etäkäytössä. Käyttölupaa voi hakea myös opinnäytetyötä varten, mutta käyttölupa on maksullinen.

Käyttöluvan hakeminen ja hakemuksen käsitteleminen

1. Tutustu tutkijapalveluiden aineistovalikoimaan.

2. Hae käyttölupaa Tilastokeskuksen lupapalvelussa.

Täytä hakemus huolellisesti, jotta hakemuksesi voidaan käsitellä ilman hakemuksen täydentämistä.

Käyttölupahakemuksessa on oltava seuraavat tiedot: 

  • Luvanhakijan tiedot. Käyttöluvan hakijana ja rekisterinpitäjänä voi olla viranomainen, laitos tai yksittäinen tutkija. Silloinkin kun hakija on viranomainen tai laitos, käyttölupa myönnetään nimetylle henkilölle tai henkilöille.
  • Tietojen käsittelyyn osallistujat. Käyttöluvassa on mainittava kaikki aineiston käsittelyyn osallistuvat henkilöt.
  • Tietojen käyttötarkoitus. Käyttöluvan hakijan on riittävän selvästi yksilöitävä tietojen käyttötarkoitus.
  • Aineiston arvioitu käyttöaika.

Hakemukseen tarvittavat liitteet:

  • Tiivistelmä tutkimussuunnitelmasta tai tilastollisen selvityksen suunnitelmasta, jos kyseessä aineistohakemus, ei pakollinen muissa hakemuksissa.
  • Salassapitositoumukset, jos niitä ei ole toimitettu aiemmin. Salassapitositomuksen voit tehdä Tilastokeskuksen lupapalvelussa.

Tarvittaessa hakemukseen täytyy liittää myös seuraavat liitteet:  

  • Tietosuojaseloste (rekisteriseloste) on toimitettava aina, kun aineiston käyttötapa on luovutettu aineisto, eli aineisto luovutetaan suorin tunnistein tai kun rekisteritietoja suunnitellaan liitettäväksi kyselytutkimukseen.
  • Muiden viranomaisten luvat, kun aineistopoiminta tehdään hakijan toimittamalle kohdejoukolle eli kohdejoukon henkilötunnukset on saatu muualta kuin Tilastokeskuksesta.
  • Muiden viranomaisten luvat, kun etäkäyttöön siirretään muiden viranomaisten yksikkötason aineistoja.
  • Vapaamuotoinen organisaatiotasoinen selvitys aineiston käytöstä ja käsittelystä ulkomailla on toimitettava aina, kun aineiston käyttötapa on luovutettu aineisto ja aineistoa käytetään jossakin ulkomaalaisessa organisaatiossa. 
  • Mallikappale tutkittavan informointi- tai suostumuslomakkeesta on toimitettava nähtäväksi silloin, kun Tilastokeskuksen tietoja suunnitellaan liitettäväksi kyselyaineistoon.

Jos tutkimuksessa käytetään myös muita kuin Tilastokeskuksen aineistoja, on näistä annettava mahdollisimman tarkka kuvaus. Ulkopuolisten aineistojen yhdistäminen Tilastokeskuksen aineistoihin tapahtuu aina Tilastokeskuksessa tilastolain puitteissa. Jos esimerkiksi kyselyn tulokset halutaan yhdistää Tilastokeskuksen aineistoon, on siitä ilmoitettava tietojen antajalle jo tiedonkeruuvaiheessa.

Älä lähetä henkilötunnisteita hakemuksen liitteenä. Hakemuksen käsittelijä antaa ohjeet henkilötunnisteiden ja oman aineiston toimittamiseen, kun käyttölupa on hyväksytty.

3. Kun hakemus saapuu Tilastokeskukseen, tarkistamme, onko hakemus valmis.

Hakemuksen käsittelyjono määräytyy haettavan aineiston mukaan. Jos hakemuksessa on puutteita, lähetämme täydennyspyynnön.

Hakemuksen sijoitus käsittelyjonossa määräytyy "hakemus valmis" -päivämäärän mukaan. Hakemus on valmis, kun se saapuessaan sisältää vaaditut tiedot tai kun täydennyspyynnön mukaiset tiedot on toimitettu tutkijapalveluihin. Hakemus saa paikan työjonosta vasta, kun täydennyspyynnön mukaiset tiedot on toimitettu. Käsittelyn sujuvuuden kannalta pyydämme vastaamaan täydennyspyyntöihin sekä muihin hakemusten käsittelyyn liittyviin yhteydenottoihimme mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa viestin vastaanottamisesta.

4. Kun hakemus tulee käsittelyvuoroon, hakemuksen käsittelijä selvittää, onko aineisto muodostettavissa ja voidaanko se luovuttaa tutkimuskäyttöön. 

Kun hakemuksen käsittely alkaa, käsittelijä on yhteydessä tutkijaan. Käsittelijä ohjeistaa hakijaa käsittelyn edetessä esimerkiksi henkilötietojen toimittamista. Toimitamme etäkäyttöön tarvittavat lomakepohjat hakijan täytettäväksi hakemuksen käsittelyvaiheessa.

Käyttöluvan käsittelyaikaan vaikuttavat tutkimushankkeessa käytettävien aineistojen laajuus ja monimutkaisuus. Yksinkertaisemmissa tapauksissa käyttöluvan käsittely vie 1–2 viikkoa, monimutkaisissa tapauksissa käsittelyyn on varattava useita kuukausia. Vaativimmissa tapauksissa käyttölupahakemus viedään tilastoeettisen lautakunnan käsiteltäväksi, lautakunta kokoontuu noin kerran kuukaudessa.

5. Kun käyttölupa on myönnetty, toimitamme päätöksen hakijalle sähköpostitse.

6. Laadimme tutkijan kanssa sopimuksen tutkimuspalvelusta.

Sopimuksessa määritellään aineiston toimitusmuoto ja -aikataulu sekä palvelun sisältö ja hinta. Aikataulu ja hinta riippuvat palvelun sisällöstä. Toimitusmuotoja ovat aineistojen käyttö etäkäyttöpalvelun kautta, aineistojen käyttö tutkimuslaboratoriossa ja tietyissä tapauksissa luovutus tutkijan käyttöön. Sopimus astuu voimaan, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sen.

7. Muodostamme aineiston Tilastokeskuksessa ja toimitamme sen sovitusti tutkijalle.

8. Lähetämme laskun käyttöluvasta, aineistosta ja etäkäytöstä sovitusti.

Muutokset käyttölupaan

Aineiston laajennusta, käyttäjän lisäystä, jatkoaikaa tai käyttöpaikan vaihtumista Suomesta ulkomaille voi hakea yhdellä kertaa samalla hakemuksella. Hakemukseen on aina lisättävä tieto edellisen päätöksen diaarinumerosta/asianumerosta.

Täytä hakemus Tilastokeskuksen lupapalvelussa. 

Jos haet muutosta hankkeen aineistoihin, sinun tulee valita lupapalvelussa kaikki hankkeella olevat aineistot hakemuksen tuotteiksi. Myöhemmillä samaan hankkeeseen liittyvillä hakemuskerroilla voi hakemuksen kopioida uuden hakemuksen pohjaksi. 

Mikäli haet vain jatkoaikaa ja/tai käyttäjämuutoksia, valitse lupapalvelun aineistokatalogista tuote "Vain jatkoaika ja/tai käyttäjämuutos".

Aineiston laajentaminen

Hakemustyyppi: käyttöluvan laajennus. Jo myönnettyyn lupaan haetaan muutosta. Muutos voi koskea uutta Tilastokeskuksen aineistoa tai myönnetyn luvan mukaisen aineiston uusia poimintavuosia, tarvetta liittää uusia muiden viranomaisten aineistoja tai käyttötarkoituksen laajennusta (esim. uusi osahanke). Kuvaa hakemuksessa aineistoon lisättävät uudet tiedot mahdollisimman tarkasti.  

Toimita hakemuksen liitteenä:

  • ajan tasalla oleva tutkimussuunnitelma, josta käy ilmi uuden aineiston tarve.

Tutkijaryhmän muutos

Hakemustyyppi: käyttäjän lisäys. Kun jo myönnetyn luvan käyttäjiin tulee muutos, kuten uusi käyttäjä, käyttäjän organisaatio vaihtuu tai hankkeen vastuuhenkilö vaihtuu.

Toimita lisäksi:

  • salassapitositoumus, mikäli ei ole toimitettu aiemmin
  • toisen viranomaisen lupa, mikäli hankkeella on toisen viranomaisen aineistoa.

Luvan voimassaolon jatkaminen

Käyttöluvan tyyppi: käyttöluvan jatkoaika. Jo myönnetyn luvan käyttöaikaan haetaan lisäaikaa.

Käyttöpaikan vaihtuminen Suomesta ulkomaille

Jos aineiston käyttöpaikka vaihtuu Suomesta ulkomaille, tulee käyttölupa päivittää. Ulkomailta käyttöä varten tutkimushankkeella tulee olla yhteys suomalaiseen organisaatioon. Etäkäyttöyhteys otetaan sopimuksen tehneen organisaation kautta suojatulla yhteydellä (esim. VPN) ja asiakasorganisaatio ottaa vastuun työntekijänsä etätyöstä ja etätyöyhteydestä.